この経費はどの勘定科目にするのが正解？勘定科目を運用するときに抑えておきたい５つのポイント

自社で経理を行う場合、経費の勘定科目をどれにするかということは、本当に皆さん良く迷われる点だと感じます。

誤解を恐れず言えば、勘定科目の運用ルールは自社で決めてしまえばよいことなのです。

じゃあ、どうやって決めていけばよいのか？

今日は、勘定科目を運用する上で、押さえておきたいポイントを整理してみました。

 

 

経費の勘定科目を決める場合に抑えておきたい５つのポイント

とりあえず、問題のない科目に決めて、決算書を作って、正しい税金計算さえ出来たら・・・、ということだけで経理を行うのであれば非常にもったいないことです。

確かに、正しい決算書を作って、正しい税金計算をするということは大前提ではありませんが、せっかくなら、その会計数値を経営に活かしていきたいものです。

日々経理を行い、仕訳を積み上げて作成した決算書や毎月の試算表は、私たちでいうところの健康診断の結果表のような側面もあったりします。

試算表や決算書の会計数値が会社の問題点を浮き彫りにしてくれたり、また、将来のリスクに繋がるちょっとした変化に気づかせてくれることだってあります。

そして、その効果を高める大前提となるのが、ポイントを抑えた勘定科目の運用となります。

以下では、勘定科目を検討する上で、押さえておきたいポイントをいくつかあげてみました。

 

正解があるわけではないが明らかな的外れ科目は避ける

先程の、ガソリン代の経理処理を例にとってみても、消耗品費で計上している会社もあれば、車両費や燃料費という勘定科目を使っている会社もあります。

誤解を恐れずに言うと、必ずこの勘定科目を使わなくてはならないという絶対ルールがあるわけではなく（※ただし、一部例外はあります。後記参照）、勘定科目の運用は自社で決めてしまえばよいのです。

とはいえ、明らかに的外れな勘定科目を使ってしまうことは避けなくてはなりません。

例えば、決算書は税金の申告で税務署に提出することになりますし、また、銀行から融資を受けていれば、銀行にも提出することにもなります。

従業員さんに対するお給料を支払手数料で計上していたらどうでしょうか。少し大げさな例ではありますが、普通はあり得ないですよね。

このように、明らかに的外れな勘定科目を使用していれば、決算書や試算表を見た人を大きくミスリードしてしまいますので、極端な話でいうと、税務調査を誘発してしまったり、融資判断に影響が出ることにだってつながりかねません。

勘定科目の運用は自社で決めればいいけど、明らかな的外れの勘定科目で運用することは避けるということが、ポイントになります。

 

会社が把握したい経費は何かを考えてみる

二つ目のポイントは、社長自身が決算書や試算表から何を把握したいかという観点から勘定科目の運用を決めることです。

例えば、運送会社を例にとると、他の業種と比較して「ガソリン代」の重要度は非常に高く、ガソリン代の価格が急騰したために利益が吹き飛んだなんてこともあったりします。

この場合は、ガソリン代を消耗品費に含めてしまうよりも、燃料費などのように、ガソリン代だけで独立した科目を設けることで、ガソリン代が経営に与える影響を見えやすくすることができます。

もし、ガソリン代を消耗品費に含めたままでは、ガソリン代が原因で消耗品費が増えているのか、他に原因があるのかということがぱっと見で把握することができません。

 

複雑な科目体系にすると運用が大変

なるほど、それでは、勘定科目を細かくしてしまえば、いろんなことが分かるようになるということで、複雑な科目体系にしてしまうと、今度は日々の経理が非常に煩雑になってしまいます。

複雑にすることで、経理のミスも起こりやすくなるかもしれませんし、そのチェックにも時間がかかります。

このため、ポイントを絞って、シンプルに考えることも重要です。

 

困った時の雑費は避ける

そして、よくあるのが、「困った時の雑費」という考え方です。

これは、絶対に避けてほしいものです。

雑費という科目にとにかくいろんなものを詰め込んでしまうと、試算表や決算書から会社の状況を把握することが困難になりますし、とにかく決算書の見栄えが悪くなります。

出来る限り、雑費は使わない。

これも重要なポイントです。

 

一度決めた勘定科目はコロコロ変更しない

最後のポイントは、一度決めた勘定科目は、コロコロと変更しないということです。

あまりにも頻繁に変更してしまうと、前年比較などの年度比較が困難になります。

また、税務署や銀行だって、勘定科目の前年からの大きな動きはチェックしていますので、余計な誤解を与えることにもつながるかもしれません。

勘定科目は変更してはいけないということではありませんが、あまりにも頻繁に変更をすることは得策ではないということです。

 

こんな例外ケースには注意が必要

基本的に勘定科目の運用については、自社で決めればよいと書きましたが、実は、例外もあるので注意が必要です。

その例外の一つが、社会福祉法人の会計です。

社会福祉法人は、国等からの助成や税制優遇などの恩恵を受けられる反面、運営をクリアにするという観点から厳しい会計基準が設けられており、勘定科目についても明確にルールが定められていますので、自分たちで勘定科目のルールを決めてしまうということはできないのです。

こういった例外ケースもありますので、その点には注意が必要です。

 

まとめ